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CADA : commission d’accés aux documents administratifs

Aide sociale à l'enfance (ASE)-Dossier d'ASE-Dossier administratif des acceuillants familiaux

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Aide sociale à l’enfance (ASE)
En vertu des dispositions de l’article L. 221-1 du code de l’action sociale et des familles, le service de l’aide sociale à l’enfance (ASE) est un service du département, placé sous l’autorité du président du conseil départemental et dont la mission essentielle est de venir en aide aux enfants et à leur famille par des actions de prévention individuelle ou collective, de protection et de lutte contre la maltraitance.
Il convient de souligner, à titre liminaire, que les documents qui concernent directement un enfant mineur ne sont pas communicables à une autre personne, même si celle-ci en assure la représentation légale, lorsque s’y oppose l’intérêt supérieur de l’enfant, protégé par l’article 3 de la convention internationale relative aux droits de l’enfant (20152463, 20163144, 20165301). C’est au vu des circonstances propres à chaque situation qu’il convient d’apprécier l’intérêt supérieur de l’enfant. La protection de cet intérêt pourra ainsi s’opposer à la communication aux parents de l’enfant des documents faisant apparaître qu’il les met gravement en cause.

Dossier d’aide sociale à l’enfance
Le dossier d’ASE est composé de tout document administratif, médical, socio-éducatif ou juridique relatif au jeune qui fait l’objet d’un accompagnement par le service de l’ASE. La communication des pièces composant le dossier d’ASE diffère en fonction de l’état de la procédure et de l’objet en vue duquel elles ont été élaborées.
Avant que le juge des enfants soit saisi ou que le procureur de la République soit avisé, l’ensemble des pièces qui composent ce dossier revêtent un caractère administratif et sont en principe communicables, sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. Il en va ainsi, en particulier, des documents relatifs au placement administratif du mineur (20164003).
Lorsque le juge des enfants a été saisi ou que le procureur de la République a été avisé en application de l’article L. 226-4 du code de l’action sociale et des familles et de l’article 375-5 du code civil, les documents élaborés dans le cadre de la procédure ainsi ouverte (c’est à dire en vue de la saisine du juge judiciaire ou à la demande de celui-ci), constituent des documents judiciaires exclus du champ d’application du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission n’est donc pas compétente pour se prononcer sur leur caractère communicable (20155385).
La commission considère également que l’ensemble des documents élaborés dans le cadre d’une procédure engagée devant le procureur de la République, y compris le courrier par lequel l’administration dénonce, en application de l’article 40 du code de procédure pénale, des faits susceptibles de recevoir une qualification pénale, constituent des pièces relevant de l’autorité judiciaire et sont soustraits au droit d’accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l’administration (20155611, 20165289, 20163903).
De même, en cas de placement judiciaire du mineur, les documents établis par le juge, qu’il s’agisse de ses décisions (renouvellement du placement, modifications des mesures d’assistance éducative) ou de courriers qu’il adresse aux services d’ASE, ainsi que ceux élaborés à l’attention de ce dernier par l’administration dans le cadre du mandat judiciaire qui lui a été confié, revêtent un caractère judiciaire. C’est le cas notamment des rapports périodiques sur la situation et l’évolution du mineur obligatoirement adressés au juge des enfants en vertu de l’article 1199-1 du code de procédure civile et du dernier alinéa de l’article 375 du code civil. Il n’appartient qu’au juge de procéder à la communication de tels documents s’il l’estime opportun (20164031, 20164695).
En revanche, les autres documents élaborés par les autorités administratives dans le cadre du placement judiciaire du mineur (correspondances entre les services intéressés, rapports et notes établis pour les besoins de l’administration, pièces retraçant les échanges entre le président du conseil départemental et les parents du mineur ou les accueillants familiaux) revêtent un caractère administratif et le conservent alors même qu’ils auraient été transmis au juge pour information. Ils sont par conséquent communicables, dans les conditions et sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration (20165214).
Tous les autres documents et rapports, qui n’ont pas été établis pour les besoins ou dans le cadre d’une procédure judiciaire, conservent un caractère administratif même dans le cas où ils auraient été transmis à l’autorité judiciaire. Ils sont donc en principe communicables à la personne directement concernée, ou, lorsqu’il s’agit d’un mineur, à ses représentants légaux, sous les réserves prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration.
Les articles L. 311-6 et L. 311-7 du code des relations entre le public et l’administration imposent, avant toute communication, la disjonction des pièces ou l’occultation des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée d’autres personnes ou au secret médical, portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, ou faisant apparaître le comportement d’une personne, autre qu’une personne chargée d’une mission de service public, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice (il en va ainsi des signalements ou des témoignages (20155385). De même et ainsi qu’il a déjà été indiqué, les documents qui concernent un enfant mineur ne sont pas communicables à une autre personne, même si celle-ci en assure la représentation légale, lorsque s’y oppose l’intérêt supérieur de l’enfant, protégé par l’article 3 de la convention internationale relative aux droits de l’enfant (20152463).

Dossier administratif des accueillants familiaux
Ce dossier, qui comporte des pièces nécessaires à la gestion de l’agrément dont les accueillants familiaux doivent bénéficier pour prendre en charge des mineurs, contient en principe des documents administratifs communicables aux accueillants familiaux dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration, en particulier sous réserve de l’occultation des mentions faisant apparaître le comportement de personnes tierces, dont la divulgation serait susceptible de leur porter préjudice (20154396).
Cependant, dans le cas où des pièces de nature judiciaire sont versées dans le dossier administratif des accueillants familiaux, la commission estime qu’elles n’acquièrent pas de ce seul fait un caractère administratif, par dérogation au principe de l’unité du dossier administratif. Ce principe, qui conduit à regarder des pièces normalement exclues du champ du livre III du code des relations entre le public et l’administration comme des documents administratifs, n’a en effet vocation à jouer que lorsque ces pièces servent ou ont servi de support à une décision administrative déterminée.
Si l’accueillant familial à l’encontre duquel une procédure de retrait d’agrément est engagée est en droit de consulter son dossier administratif en vertu de l’article R. 421-23 du code de l’action sociale et des familles, aucune disposition de ce code ou du livre III du code des relations entre le public et l’administration n’a conféré compétence à la Commission pour interpréter ce texte. Ces dispositions réglementaires ne font toutefois pas obstacle à l’exercice du droit d’accès prévu par le titre Ier du livre III du code des relations entre le public et l’administration (20143436).
Dans le cas où une procédure a été engagée devant le procureur de la République à l’encontre d’un accueillant familial, la circonstance que des documents issus du dossier administratif de ce dernier aurait été transmis à l’autorité judiciaire dans le cadre de l’instance engagée devant elle, ne fait pas par principe obstacle à leur communication. Ce n’est que dans l’hypothèse où il existerait un risque d’atteinte au déroulement des procédures engagées devant cette autorité, au sens du f) du 2° du I de l’article L311-5 du code des relations entre le public et l’administration, que leur communication pourrait être refusée, sauf autorisation donnée par l’autorité judiciaire. Le Conseil d’Etat a jugé qu’il en va ainsi lorsque la communication risque d’empiéter sur les compétences et prérogatives de cette autorité (CE 21 octobre 2016 n° 380504).

Fiches de recueil d’informations préoccupantes
L’information préoccupante est une information transmise à la cellule départementale de recueil, de traitement et d’évaluation des informations préoccupantes mentionnée au deuxième alinéa de l’article L. 226-3 du code de l’action sociale et des familles, pour alerter le président du conseil départemental sur la situation d’un mineur pouvant laisser craindre que sa santé, sa sécurité ou son éducation sont en danger ou risque de l’être. Les fiches de recueil d’informations préoccupantes et les rapports d’évaluation subséquents, établis au sein de cette cellule, constituent des documents administratifs (20165159).
Si ces documents n’ont pas été établis pour les besoins ou dans le cadre d’une procédure judiciaire, ils conservent un caractère administratif, même dans le cas où ils auraient été transmis à l’autorité judiciaire, et sont en principe communicables à la personne directement concernée, ou, lorsqu’il s’agit d’un mineur, à ses représentants légaux, sous les réserves suivantes :
doivent être préalablement disjointes ou occultées les pièces ou les mentions dont la communication porterait atteinte au déroulement des procédures engagées devant les juridictions ou d’opérations préliminaires à de telles procédures, sauf autorisation donnée par l’autorité compétente, en vertu du f) du 2° de l’article L. 311-5 du code des relations entre le public et l’administration ;
ne sont communicables qu’à l’intéressé les documents administratifs faisant apparaître le comportement d’une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice en application du 3° de l’article L. 311-6 de ce code (20163455). La commission estime que l’identification de l’auteur d’un signalement fait apparaître de la part de celui-ci un comportement dont la divulgation pourrait porter préjudice à son auteur. Elle considère par suite que, lorsque le signalement est le fait d’une personne physique (et non celui d’une autorité administrative agissant dans l’exercice de sa compétence, comme par exemple un enseignement ou le directeur d’une école), le document est communicable à elle seule, à l’exclusion des personnes visées par l’information préoccupante, à moins que des occultations ne permettent de faire obstacle à l’identification de son auteur (20164727, 20164927, 20165018). La communication d’un signalement émanant d’un tiers à l’un des parents de l’enfant n’est donc permise que dans le cas où aucune des mentions qu’il comporte n’est susceptible de permettre d’identifier son auteur et où elle ne met pas en cause la vie privée ou le comportement d’un tiers, y compris l’autre parent (20165301).
ne sont pas communicables les documents dont la communication porterait atteinte aux secrets protégés par la loi en application du h) du 2° de l’article L. 311-5 du même code. La commission considère que le secret professionnel des agents des services de l’ASE est au nombre des secrets protégés par la loi (20155385).

Le secret professionnel
Le secret professionnel est l’interdiction faite à celui qui y est soumis de divulguer les informations dont il a été dépositaire. En application de l’article L. 221-6 du code de l’action sociale et des familles, toute personne participant aux missions de l’ASE est tenue au secret professionnel sous les peines et les conditions prévues par les articles 226-13 et 226-147 du code pénal. La commission estime toutefois que les exceptions au droit d’accès aux documents administratifs qui résultent de l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration et de l’article L. 226-9 du code de l’action sociale et des familles ou sont inspirées par l’intérêt supérieur de l’enfant protégé par l’article 3 de la convention internationale des droits de l’enfant couvrent, à l’égard des personnes directement concernées, la plupart des documents également susceptibles de relever du secret professionnel des agents de l’aide sociale à l’enfance. Ce secret professionnel ne trouvera donc à s’opposer de manière autonome à la communication de documents administratifs que dans un nombre limité de cas.

Date maj Fiche:
Mercredi, 18 juillet, 2018